«Quanto costa?» è quasi sempre la prima domanda, ed è giusta. Ma fatta da sola porta fuori strada: si confrontano listini, si sceglie il più basso, e dopo sei mesi nessuno sa dire se la spesa è servita.
In questa puntata proviamo a fare il conto per intero: quanto costa lo strumento, e quanto costa oggi non averlo. Con un esempio da rifare con i numeri della tua azienda.
Quanto costa l'AI in azienda? Domanda sbagliata. Quanto ti costa oggi non trovare le informazioni?
Le voci di costo da mettere in conto
Abbonamento
Il canone mensile o annuale. Può essere per persona, per azienda o a fasce, con limiti diversi su utenti, documenti e funzioni.
Il costo visibileConsumi
Molti servizi includono una quota di utilizzo e fanno pagare l'eccedenza. Serve un tetto, o almeno un avviso prima di superarlo.
Il costo variabileAvvio
Caricare e ordinare i documenti, collegare i gestionali, impostare i permessi. Alcuni fornitori lo includono, altri lo fatturano a parte.
Una tantumTempo interno
Le ore di chi prepara i documenti, prova lo strumento e forma i colleghi. È il costo più dimenticato e quello che decide se il progetto funziona.
Il costo nascostoPer persona o canone fisso?
I grandi assistenti generici si pagano quasi sempre per persona: a listino, nell'ordine di 20–30 euro al mese per ogni utente. È un modello semplice quando gli utenti sono pochi e tutti lo useranno ogni giorno.
Diventa meno conveniente quando lo strumento serve a molti, ma a ciascuno solo ogni tanto: il magazzino che fa una domanda a settimana, il tecnico che lo apre quando è in trasferta. In quei casi un canone per l'azienda, con fasce di utenti e consumi, costa meno e si estende senza rifare i conti a ogni nuova persona.
Non c'è un modello giusto in assoluto. C'è quello che corrisponde a come lavorate: quante persone, quanto spesso, con quanti documenti.
Il prezzo più basso a listino non è il costo più basso. Lo è lo strumento che le persone usano davvero.
Il conto che manca: il tempo
Nella puntata 2 abbiamo visto che chi lavora in ufficio passa una parte importante della settimana a cercare informazioni. Proviamo a tradurlo in euro, con un esempio volutamente prudente.
Una squadra di 20 persone, che perde in media mezz'ora al giorno a cercare documenti, procedure e dati, per 220 giorni lavorativi: fa 2.200 ore l'anno. Con un costo aziendale di 30 euro l'ora, sono circa 66 mila euro. Ogni anno, senza che compaiano in nessun bilancio.
Una squadra di 20 persone, in un anno: esempio di calcolo
Non serve promettere miracoli. Se lo strumento fa recuperare anche solo un quinto di quel tempo, sono oltre 13 mila euro l'anno: più del doppio di quanto costerebbe dare una licenza a tutti.
I numeri sono un esempio, non una promessa. Il punto è un altro: il confronto giusto non è tra due listini, ma tra quanto spendi e quanto tempo restituisci alle persone. E il tempo restituito va misurato, non stimato a occhio.
Come misurarlo davvero
Tempo per trovare una risposta
Scegli cinque domande frequenti e cronometra quanto ci vuole oggi a rispondere. Poi rifallo con lo strumento.
Misura 1Domande ai colleghi esperti
Quante volte al giorno qualcuno interrompe la persona che «sa dove guardare». Se calano, quel tempo torna a lei.
Misura 2Uso reale
Quante persone lo usano davvero dopo un mese, e quante domande fanno. Uno strumento che nessuno apre costa sempre troppo.
Misura 3L'ultima puntata
Martedì 3 novembre chiudiamo la serie: dalla teoria alla pratica, con lo strumento che abbiamo costruito seguendo i criteri di queste sei puntate.
Come partire senza rischiare troppo
- Un reparto, un problema. Scegli il punto in cui si perde più tempo a cercare, non l'azienda intera.
- Una prova a tempo. Poche settimane, con i tuoi documenti e le tre misure di sopra prese prima e dopo.
- Un contratto che si può chiudere. Meglio un canone mensile all'inizio che un impegno pluriennale su uno strumento ancora da provare.
- Una decisione con i numeri. Se le misure migliorano, si estende. Se no, si è speso poco per scoprirlo.
Non si compra un'AI. Si compra tempo restituito alle persone, e lo si misura.
Le domande frequenti.
Quanto devo mettere a budget per cominciare?
Ci sono incentivi o crediti d'imposta?
E se i consumi esplodono?
Quando posso aspettarmi di vedere un risultato?
Facciamo il conto con i tuoi numeri?
Persone, ore perse, documenti: in mezz'ora ti diciamo se e quanto conviene. Senza impegno.