Nella prima puntata abbiamo detto che l'intelligenza artificiale conviene quando risolve un problema preciso. Resta da capire quale. Le promesse sono tante: scrivere testi, fare previsioni, automatizzare reparti interi.
In una piccola o media impresa, però, il punto di partenza più concreto è quasi sempre lo stesso, e molto meno spettacolare: trovare le informazioni che ci sono già. Nei manuali, nelle procedure, nei contratti, nel gestionale. Quelle che esistono, ma che nessuno trova quando servono.
Il primo valore dell'AI in azienda non è inventare cose nuove. È ritrovare quelle che hai già scritto.
Il tempo che se ne va a cercare
Quanto tempo passa un collaboratore a cercare informazioni? Il dato più citato viene da uno studio del McKinsey Global Institute: chi lavora in ufficio dedica il 28% della settimana alle email e quasi il 20% a cercare informazioni interne o a rintracciare il collega che sa rispondere.
Lo studio è del 2012 e riguarda impiegati e professionisti, non un'azienda specifica: va preso come ordine di grandezza, non come misura della tua. Ma chiunque abbia cercato una procedura aggiornata o il prezzo concordato con un cliente tre anni fa sa che quel quinto della settimana non è un'esagerazione.
Come si distribuisce la settimana di chi lavora in ufficio
Dove sta la conoscenza di un'azienda
Prova a pensare a dove si trova, nella tua azienda, la risposta a una domanda tecnica o commerciale. Di solito in uno di questi posti:
- Documenti: manuali delle macchine, schede tecniche, procedure qualità, capitolati, contratti, listini.
- Gestionali e database: ordini, commesse, storico interventi, anagrafiche.
- Caselle email: accordi presi per iscritto e mai riportati altrove.
- La testa delle persone: il collega che «sa dove guardare». Che va in ferie, cambia reparto, va in pensione.
Il problema non è che le informazioni manchino. È che sono sparse, e che per ritrovarle serve sapere già dove sono.
Tre scene di tutti i giorni
In produzione
«Qual è la coppia di serraggio per la testa del modello X?» Il tecnico riceve il valore e il rimando alla pagina del manuale, invece di sfogliare un PDF di 300 pagine a bordo macchina.
Ufficio tecnicoIn hotel
«Un ospite arriva alle due di notte: che procedura seguo per il check-in?» Chi è di turno trova la procedura interna aggiornata, anche se è il primo mese di lavoro.
ReceptionIn ufficio commerciale
«Che condizioni di pagamento abbiamo concordato con questo cliente?» La risposta arriva dal contratto firmato, con il punto esatto in cui è scritta.
CommercialeCome funziona, senza tecnicismi
Un assistente di questo tipo non «sa» le cose a memoria. Funziona in due passi. Prima cerca nei tuoi documenti e nei tuoi dati i passaggi che riguardano la domanda. Poi scrive la risposta usando solo quei passaggi, e ti dice da dove li ha presi: documento, pagina, sezione.
In gergo tecnico si chiama RAG, generazione aumentata dal recupero. Il nome conta poco; conta la conseguenza: la risposta è verificabile. Se l'informazione non c'è nei documenti, l'assistente lo dice invece di inventarla.
Un'AI che risponde senza dire da dove prende l'informazione è un collega che non puoi verificare.
Le tecnologie AI più usate dalle imprese italiane che hanno adottato l'AI
Non è un caso che, tra le imprese italiane che usano l'AI, la tecnologia più diffusa sia l'estrazione e l'analisi di testi: la usano 7 su 10. È esattamente il lavoro di cui parliamo, leggere documenti e tirarne fuori ciò che serve.
Quanto tempo perdi tu?
Venerdì su LinkedIn lanciamo un sondaggio breve: quanto tempo passa la tua squadra a cercare informazioni. I risultati entrano nella puntata 6, quella sui costi.
Cosa l'AI non fa bene
Per scegliere bene bisogna conoscere anche i limiti. Ecco quelli che contano di più in azienda.
- Non decide al posto tuo. Può preparare una risposta o un riepilogo; la responsabilità di un'offerta, di una diagnosi su un impianto o di una scelta su un contratto resta a una persona.
- Non è una calcolatrice. Per numeri esatti, totali e scadenze deve leggere i dati dal gestionale, non «ricordarli».
- Non sa ciò che non le dai. Se una procedura esiste solo nella testa di un collega, l'AI non la troverà. A volte il primo beneficio di un progetto è proprio scriverla.
- Non si aggiorna da sola. Se il manuale nell'archivio è quello vecchio, la risposta sarà vecchia. Contano l'ordine e la manutenzione dei documenti.
Prima i documenti in ordine, poi l'intelligenza artificiale.
Le domande frequenti.
Devo riorganizzare tutti i documenti prima di cominciare?
Funziona anche con documenti scansionati?
E se due documenti dicono cose diverse?
Serve collegarla al gestionale?
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